Akhirnya, setelah menunggu kurang lebih sepuluh tahun, Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman (Pemkab Padang Pariaman) berkomitmen untuk menerapkan layanan sistim persuratan kantor sekaligus kearsipan secara elektronik (digital dan online).
Sistim persuratan dan kearsipan secara elektronik yang digawangi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerjasama dengan Kementerian Kominfo dan Kementerian PAN RB itu bernama Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang disingkat dengan SRIKANDI.
Komitmen penerapan Srikandi di lingkungan Pemkab Padang Pariaman ditandai dengan prosesi launching pada Rabu, 12 Juli 2023 bertempat di Hall IKK Parit Malintang Kecamatan Anam Lingkuang oleh Bupati Padang Pariaman, Suhatri Bur, S.E., M.M.
SRIKANDI ditujukan untuk menciptakan kelancaran dalam proses pembuatan sampai kepada distribusi dan pengarsipan persuratan secara elektronik yang efektif dalam penyelenggaraan pemerintahan. Aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan pembuatan surat menyurat dan arsip elektronik secara online secara integrasi serta terekam pada pusat data nasional.
Menurut situs ANRI (anri.go.id), SRIKANDI merupakan kelanjutan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), yang sudah diujicobakan di lingkungan ANRI sejak tahun 2020. Aplikasi SRIKANDI dilakukan sebagai bagian dari pelaksanaan amanat Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya.
Dalam hal pelaksanaan SPBE, ANRI mewujudkannya dengan SRIKANDI, yang merupakan perpaduan dari praktik kearsipan dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Adanya penyelenggaraan SPBE dalam bidang kearsipan, kegiatan penyelenggaraan pemerintahan pada akhirnya dapat tersambung secara nasional melalui pengunaan SRIKANDI di lingkungan instansi masing-masing dengan penyesuaian tertentu.
Cikal bakal lahirnya SRIKANDI ini sebenarnya dimulai dari aplikasi Sistim Informasi Perkantoran Maya (siMAYA) yang digagas oleh Kementerian Kominfo sekitar tahun 2011 lalu. Aplikasi siMAYA ini dikembangkan berdasarkan Tata Naskah Dinas Elekronik yang dikeluarkan oleh Kemenpan Nomor 6 Tahun 2011 mengenai Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Saya teringat, tahun 2013 sebagai Kasubag Sistim Informasi, Aplikasi dan Persandian Bagian Pengelolaan Data Elektronik (PDE) Sekretariat Daerah bersama Roza Suhendra (sekarang Kabid Layanan E-Gov Dinas Kominfo) ditugaskan untuk mengikuti Bimbingan Teknis Penggunaan siMAYA di Kabupaten Sleman Provinsi Jawa Tengah.
Kembali dari Sleman, saya diperintahkan oleh Kabag PDE, Rudy Repenaldi Rilis, untuk menyiapkan acara bimtek yang sama untuk aparatur Pemkab Padang Pariaman. Bimtek siMAYA berhasil dan sukses diselenggarakan dan kami yakin siMAYA bisa diimplementasikan di Pemkab Padang Pariaman. Namun sayang, butuh sepuluh tahun untuk bisa mengadopsi perubahan yang menggunakan sarana elektronik, online dan digital.
Betul kata almarhum kakak saya ketika saya ikut bekerja dengannya sekira tahun 1999-2004 di Jakarta. Mengubah sesuatu itu sungguh sangat berat, ibarat memutar kunci yang biasanya dari kiri ke kanan menjadi dari kanan ke kiri. Butuh waktu dan perlakuan khusus sehingga kunci bisa diputar berlawanan arah dari biasanya.
Tanggal 12 Juli 2023 adalah tonggak bersejarah diterapkannya sistim persuaratan dan kearsipan secara online menggunakan SRIKANDI di Pemkab Padang Pariaman. Sekarang mari kita renungkan apa saja konsekwensi, efek samping dan dampak penggunaannya. Mari kita list dampak positif dan negatif dari SRIKANDI untuk menyiapkan rencana tindak lanjut antisipasinya.
POSITIF
1. Hemat penggunaan kertas (paperless office)
2. Mengurangi SDM dalam bidang distribusi surat dan pengelolaan arsip
3. Efisiensi penggunaan anggaran distribusi surat
4. Mengurangi anggaran pembelian sarana prasarana pengarsipan dokumen
5. Distribusi surat menjadi cepat dan hemat karena tidak mengenal ruang dan waktu
6. Komunikasi antar instansi pemerintah jadi mudah
7. Kinerja meningkat dan optimal
8. Arsip terjaga dengan rapi dan mudah dilacak
NEGATIF
1. Boros penggunaan tenaga listrik
2. Anggaran pembelian peralatan elektronik membengkak
3. Anggaran pembelian layanan seluler/jaringan meningkat.
Semoga, penerapan SRIKANDI dapat berjalan lancar dan bermanfaat positif untuk kelancaran dan kecepatan adiministrasi persuratan, pendistribusian hingga penyimpanan. Sementara, dampak negatif dapat dicarikan solusi terbaiknya.
0 Komentar