Oleh: Andri Satria Masri, S.E., M.E. *)
Selamat diamanahkan sebagai Sekretaris Daerah Kabupaten Padang Pariaman kepada bapak Rudi Repenaldi Rilis, S.STP, M.M. (Kepala Bagian Pengelolaan Data Elektronik Setdakab Padang Pariaman 2013-2015) yang telah dilantik Bupati Padang Pariaman bapak Suhatri Bur, S.E., M.M. Hari Selasa (31 Agustus 2021).
Dari sekian banyak harapan dari semua orang dan saya sendiri, hanya satu harapan yang saya harapkan dilaksanakan oleh Sekda baru Padang Pariaman ini, yaitu: Diimplementasikannya aplikasi Sistim Informasi Perkantoran Maya (SIMAYA) atau versi yang sudah disiapkan Dinas Kominfo Padang Pariaman, SIAPKAN.
Kenapa dengan SIMAYA?
Jawabannya sederhana: Karena SIMAYA adalah aplikasi yang erat kaitannya secara pribadi baik oleh bapak Rudi dan saya sendiri.
Bagaimana kisahnya? Silakan ikuti di bawah ini.
Tanggal 23 Oktober 2013 saya mutasi dari Bagian Humas ke Bagian PDE sebagai Kepala Sub Bagian Sistim Informasi, Aplikasi dan Persandian (SIAP). Saat itu, Kabag PDE dijabat oleh bapak Rudi.
Sebagai Kasubag SIAP saya diberi tugas merancang sistim informasi, aplikasi yang dibutuhkan Pemkab Padang Pariaman dalam memudahkan pekerjaan-pekerjaan rutin perkantoran. Saat itu PDE tidak mempunyai sumber daya manusia yang cukup dalam mengerjakan tugas berat tersebut. Membuat sistim informasi dan aplikasi membutuhkan kemampuan pemrograman, coding, dll.
Saat itu kebutuhan terhadap sistim informasi dan aplikasi belum sekuat sekarang. Sistim manual masih menjadi primadona. Media sosial seperti Facebook sedang maraknya diminati. Banyak orang masih dalam kondisi terkesima dengan media sosial seperti Facebook.
Saat jadi Kasubag SIAP belum ada sistim informasi atau aplikasi yang kami hasilkan. Yang bisa kami lakukan hanya mereplikasi aplikasi milik daerah lain atau menyerahkan pembuatannya kepada pihak ketiga (developer).
Tahun 2013 Kementerian Kominfo sedang gencar-gencarnya menyebarkan aplikasi baru yang bernama SIMAYA. Aplikasi ini dikembangkan untuk memudahkan dan mempercepat proses pembuatan naskah dinas berupa surat keluar, telaah staf dan memproses surat masuk. Dengan SIMAYA, naskah dinas (baik surat keluar, TS maupun surat masuk) dapat diproses secara cepat dan online. Target Kominfo adalah jalur naskah dinas ini terhubung ke seluruh Indonesia mulai dari lembaga Presiden, Kementerian, Lembaga, Pemprov, sampai ke Pemkot/Pemkab. Jika aplikasi ini diterapkan oleh seluruh lembaga pemerintahan dari pusat sampai daerah maka kecepatan distribusi naskah dinas menjadi hitungan hari bahkan jam tidak 4 hari atau 1 minggu.
Bapak Rudi cepat tanggap, dia segera merespon tawaran Kementeeian Kominfo untuk mengaplikasikan SIMAYA ini di Pemkab Padang Pariaman. Melalui komunikasinya dengan pejabat Kominfo saya bersama seorang staf PDE Roza Suhendra, sekarang Kabid Layanan E-Gov Dinas Kominfo) ditugaskan untuk mengikuti Diklat di Kabupaten Kebumen. Status kami dalam diklat tersebut adalah menumpang pada kegiatan diklat yang dilaksanakan oleh Pemkab Kebumen.
Pulang dari Diklat saya bersama Roza diperintahkan oleh bapak Rudi untuk menyiapkan acara diklat yang sama untuk aparatur Pemkab Padang Pariaman. Diklat SIMAYA berhasil dan sukses diselenggarakan oleh PDE dan kami yakin SIMAYA bisa diimplementasikan di Pemkab Padang Pariaman. SIMAYA kemudian juga menjadi Proyek Perubahan Rudi dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat III dan mendapat peringkat tiga besar.
Hambatan tidak terjadi pada SDM atau kesiapan sarana prasarana, karena jaringan internet sudah tersedia mencukupi di Pemkab Padang Pariaman. Bahkan tidak berapa lama SIMAYA sudah bisa didownload di Play Store untuk digunakan di gadget (HP, tablet, dll) dengan sistim android. Hambatan muncul pada kesiapan Sekda bapak Jonpriadi.
Sebelum saya lanjutkan, saya perlu beri disclaimer atau bantahan bahwa apa yang akan saya kisahkan berikut bukan untuk menceritakan hal yang negatif tentang bapak Jonpriadi. Juga bukan dalam rangka "menjilat" bapak Rudi Rilis, tetapi untuk menceritakan kenapa saya menaruh harapan kepada bapak Rudi terkait dengan aplikasi SIMAYA.
Hambatan apa yang muncul pada bapak Jonpriadi?
Yaitu, tidak bersedianya bapak Jonpriadi menjalankan aplikasi SIMAYA dengan alasan belum nyaman dengan penerbitan naskah dinas yang tidak ditandatangani langsung oleh bapak Jonpriadi sebagai Sekda. Beliau belum bisa menerima istilah Tanda Tangan Digital tanpa menorehkan pena birunya di selembar kertas. Saat itu bapak Rudi sudah menjelaskan bahwa ada regulasi yang memayungi keabsahan tanda tangan digital walau tidak menorehkan tanda tangan langsung. Saat itu juga dijelaskan bahwa saat admin di PDE membuatkan akun Sekda dan pejabat lainnya, saat itu juga secara tidak langsung tanda tangan digital sudah berlaku pada masing-masing pejabat yang diberi akun. Akun hanya bisa dibuka oleh yang punya password. Penjelasan ini tetap tidak bisa diterima oleh bapak Jonpriadi.
Saat itu, Badan Sandi Negara (BSN) yang bernama Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg) memang belum mengeluarkan Tanda Tangan Digital dengan barcode, sehingga wajar saja bapak Jonpriadi masih ragu dengan keamanan dan kenyamanan SIMAYA.
Nasib SIMAYA pun terkatung-katung, antara ada tapi tidak bisa diimplementasikan. Karena, pintu masuk dan keluar naskah dinas Pemkab Padang Pariaman ada di tangan atau tepatnya di akun SIMAYA Sekda. Jika Sekda tidak mengimplementasikan, OPD tidak bisa menggunakan. Saat itu, Dinas Dukcapil tetap menggunakan untuk lingkungan internal antara Kadis ke Sekdis, Kabid sampai ke staf. Tetapi tetap tidak berguna banyak karena hanya berputar-putar di internal saja. SIMAYA pun jadi bahan candaan dan ledekan kepada PDE sampai akhir tahun 2016.
Tanggal 1 Januari s.d 20 April 2017 saya promosi ke Dinas Kominfo sebagai Kabid Layanan E-Gov. Selama empat bulan di Kominfo saya selalu ditanya oleh Kadis bapak Zahirman tentang nasib SIMAYA. Kepada bapak Zahirman saya jelaskan kronologis seperti di atas kenapa SIMAYA tidak pernah bisa diimplementasikan.
Terakhir, 2020 ketika saya mutasi ke Inspektorat, saya mendapat informasi bahwa Dinas Kominfo sudah menyiapkan SIMAYA versi Pemkab Padang Pariaman yang bernama SIAPKAN (Sistim Informasi Perkantoran) dan sudah tersedia di Play Store.
SIAPKAN sudah ada, Sekda sudah Rudi Rilis. Tentu tinggal menunggu hari saja SIAPKAN digunakan oleh ASN Pemkab Padang Pariaman.
Banyak anggaran yang bisa dihemat dari penggunaan aplikasi ini. Banyak SDM yang bisa dihemat tenaganya untuk menyiapkan dan mendistribusikan naskah dinas. Banyak waktu yang disingkat dari hari menjadi jam. Semoga terwujud.
*) Kasubag Sistim Informasi, Aplikasi dan Persandian Bagian Pengelolaan Data Elektronik Setdakab Padang Pariaman (23 Oktober 2013 - 30 September 2014)
0 Komentar